Conseils pour organiser un déplacement professionnel à l’étranger

Les déplacements professionnels à l’étranger peuvent être passionnants, mais ils nécessitent une organisation minutieuse pour assurer leur succès.

Que ce soit dans le cadre d’une mission de quelques jours pour son entreprise ou son propre compte, d’un détachement de plusieurs mois à l’étranger ou d’une première année d’expatriation, il est fortement conseillé de bien organiser son voyage.

Dans cet article, nous partagerons des conseils pratiques pour vous aider à organiser un déplacement professionnel efficacement et à tirer le meilleur parti de votre séjour à l’étranger.

1. Vérifiez les formalités administratives et les exigences de voyage

Avant de partir, assurez-vous d’avoir tous les documents nécessaires tels que votre passeport, votre visa et vos permis de travail. Vérifiez les exigences spécifiques du pays de destination et assurez-vous de respecter les formalités administratives requises.

Si nécessaire, consultez les services consulaires ou utilisez des ressources en ligne pour obtenir des informations à jour sur les réglementations et les exigences de voyage.

2. Planifiez votre itinéraire et vos activités

Lors d’un déplacement professionnel à l’étranger, il est important de planifier votre emploi du temps de manière efficace. Identifiez les réunions, les conférences ou les événements auxquels vous devez assister et organisez votre emploi du temps en conséquence. Tenez compte des différences de fuseaux horaires et prévoyez suffisamment de temps pour les déplacements.

Réservez également les billets d’avion, les chambres d’hôtel et les moyens de transport à l’avance pour garantir la disponibilité et bénéficier de tarifs avantageux.

3. Familiarisez-vous avec la culture et les coutumes locales

Avant de vous rendre dans un pays étranger, renseignez-vous sur la culture, les coutumes et les normes de conduite professionnelle locales. Familiarisez-vous avec les salutations formelles, les pratiques d’affaires, les codes vestimentaires et les normes de politesse. Cela vous aidera à vous adapter plus facilement à l’environnement professionnel local et à établir des relations harmonieuses avec vos interlocuteurs.

En partenariat avec notre assureur AIG, nous mettons à disposition des entreprises qui le demandent des guides pays.

4. Organisez vos communications et votre connectivité

Assurez-vous d’avoir une communication fluide pendant votre déplacement à l’étranger. Vérifiez les options d’itinérance internationale de votre opérateur de téléphonie mobile ou envisagez d’acheter une carte SIM locale pour éviter des frais élevés.

Utilisez des applications de communication en ligne telles que Skype, WhatsApp ou Zoom pour rester en contact avec vos collègues, clients ou partenaires. Assurez-vous également d’avoir un accès Internet fiable, que ce soit à l’hôtel, dans les espaces de coworking ou en utilisant un hotspot mobile.

5. Prévoyez des contingences et des mesures de sécurité

Lorsque vous voyagez à l’étranger pour des raisons professionnelles, il est important d’être préparé aux imprévus.

Gardez une copie de vos documents importants dans un endroit sûr et notez les coordonnées des ambassades ou consulats de votre pays dans la région.

Renseignez-vous sur les consignes de sécurité locales et suivez les recommandations des autorités. Sur gobyava.com vous trouverez des pages pays et des fiches ville abordant les principales informations relatives à la santé, la sécurité et les us & costumes dans des dizaines de pays.

6. Souscrivez une assurance déplacement professionnel à l’étranger

Afin d’être couvert en cas de problèmes de santé, juridiques, etc., il est conseillé de souscrire une assurance voyage professionnelle temporaire comme l’AVA PASS PRO ou le Plan Santé DigiNomad.

Pour les entreprises qui souhaitent une couverture annuelle, AVA propose les contrats AVA MISSION (individuel dénommé) et AVA MISSION ENTREPRISE (collectif sans dénomination) aux garanties et tarifs inégalés.

Ces contrats couvriront vos frais médicaux en cas de maladie ou d’accident, un rapatriement sanitaire, la perte ou vol de bagages, la responsabilité civile, les frais de recherche ou de secours, etc.

N’hésitez pas à consulter les fiches informatives de chaque produit et à nous contacter pour toute question concernant les contrats et les démarches assurance nécessaires pour organiser un déplacement professionnel.

Organiser un déplacement professionnel à l’étranger demande une planification minutieuse et une prise en compte des particularités du pays de destination. Une bonne organisation vous permettra de gérer les aspects logistiques, de vous adapter à la culture locale et de maximiser votre productivité tout en profitant de l’expérience enrichissante d’un voyage d’affaires international.